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Os 4 principais erros no uso do Whatsapp em odontologia

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A maior parte dos consultórios odontológicos possuem o contato de Whatsapp de seus pacientes, além das informações como nome e e-mail.

É fundamental que estas informações estejam sempre atualizadas no registro dos pacientes, para que não ocorra falhas de comunicação e que também você e a comunicação do seu consultório possam enviar e-mails periódicos informativos para os pacientes.

A razão de não aconselharmos o uso do Whatsapp em seu consultório é porque ele atrapalha em diversas situações.

Em todos os meus anos de experiência na odontologia e vivência com secretárias, pude identificar os 4 principais erros no uso do Whatsapp, que são:

 

 

  • Conversar sobre diagnósticos com paciente
  • Conversar sobre questões financeiras
  • Utilizar emojis de forma inadequada
  • Deixar pacientes sem respostas no Whatsapp

 

 

Primeiro erro: Conversar sobre diagnóstico com o paciente no Whatsapp

3-erro-no-uso-do-whatsapp-tratamento

Muitos pacientes usam a comunicação via Whatsapp para fazer perguntas sobre precificação de tratamentos e  descontos.

É fundamental que as questões financeiras do seu consultório e o preço de seus honorários sejam tratados sempre pessoalmente ou, no máximo, através de ligação telefônica (isso, é claro, se o valor do tratamento não for muito alto).

Valores altos costumam assustar os pacientes, principalmente quando essas informações são passadas pelas redes sociais (é muito fácil o paciente apagar a conversa e fingir que isto nunca aconteceu, não é?).

Já pessoalmente, você consegue criar outro tom para a conversa e pautar todas as reais necessidades do tratamento do paciente.

Para solucionar este erro, identifique qual a questão financeira em aberto.

Se o paciente estiver com pagamentos atrasados, combine o pagamento a partir de ligação telefônica e, após o combinado, envie uma mensagem de texto para formalizar o que foi planejado.

Esta estratégia pode potencializar a chance do paciente realizar o pagamento pendente.

 

Segundo erro: Conversar com o paciente questões sobre o tratamento

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Por exemplo, se seus pacientes fazem perguntas no Whatsapp sobre procedimentos, exames e radiografias e a sua secretária responde, isso é capaz de gerar uma série de problemas.

Imagine a situação: o paciente pergunta os resultados dos exames da sua radiografia e a secretária diz através de mensagem de texto ou áudio que ele irá ter que fazer a extração de um dente.

Como você imagina que o paciente reagiria?

Sem dúvidas, ele entraria em uma série de conflitos internos e insegurança sobre os próximos procedimentos do seu diagnóstico. Ele iria se perguntar “E agora, o que eu faço?”

Tudo o que você não quer para o seu consultório é que aconteça ruídos na comunicação que venham a causar um impacto maior – e negativo – na gestão do local.

Portanto, a solução para este erro deve ser uma mensagem da sua secretária informando que: o exame do paciente chegou e que o dentista responsável pelo seu caso irá entrar em contato para dar o retorno. Paralelamente a esta solução, a secretária deve ser proativa e já consultar a agenda do dentista para ver o melhor dia para uma consulta.

Descubra os 6 passos para realizar a mágica do paciente azul.

Terceiro erro: Uso inadequado dos emojis

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Eles são viciantes, não é mesmo?

Podemos utilizá-los tanto para mandar mensagens “fofas” como para responder diversas situações nas conversas do Whatsapp.

Afinal, eles facilitam tudo!

Mas em seu consultório ou clínica, é fundamental que o uso de emojis não seja disseminado entre a sua lista de pacientes do Whatsapp.

Isso porque o emoji pode soar como uma mensagem inadequada para a formalidade do seu consultório, fazendo o mesmo perder parte ou totalmente a sua credibilidade.

Por exemplo:

Se um dos seus pacientes envia uma mensagem dizendo que não poderá comparecer na consulta porque está com dor em um dente, a sua secretária manda o emoji de “joinha” em resposta, isso pode criar uma situação de aparente desinteresse, de que não há preocupação com o caso do paciente.

Para essa situação, a resposta ideal seria:

“Olá, Ana! Sinto muito que você esteja com dor. Falarei com a doutora ainda hoje e ela vai te ligar para definir os detalhes do procedimento que será realizado. Até mais!”.

Quarto erro: Deixar as mensagens se perderem no Whatsapp do consultório

 

Lidar com pacientes, seus desejos, expectativas e inseguranças relacionados aos tratamentos com certeza fará com que você tenha sua lista de contatos do Whatsapp do consultório bastante movimentada todos os dias.

Além disso, novos pacientes ou pessoas interessadas em tratamentos sempre surgem.

É um erro grave quando a sua secretária não responde estes pacientes, o que gera uma perda de experiência do paciente em seu consultório e também desqualifica o seu atendimento.

Solucione este problema orientando sempre a sua secretária sobre como gerenciar o atendimento entre os presenciais e o atendimento pelas redes sociais.

Sempre que um novo paciente interessado surge, a secretária deve ligar imediatamente. Se o paciente não atender, seu contato deve ficar salvo na lista de contatos do Whatsapp com um # na frente do nome.

O paciente novo fica com a # na frente do seu nome até que a consulta dele seja agendada, ou seja, até que a secretária consiga falar com ele (via mensagem ou ligação) e atender a solicitação inicial dele.

Caso ela consiga contato e o paciente não queira agendar consulta, ela retira a #, mas cadastra ele na nossa planilha do
funil do Método PowerDoctor para que possamos enviar materiais a partir da lista de transmissão de Whatsapp e e-mails informativos periodicamente para manter o “lead” informado e alimentado a respeito dos conteúdos.

 

Conclusão

 

Não é tão difícil repensar as atitudes e os erros no uso do Whatsapp em seu consultório.

Apesar dele ser um vício e um facilitador para a conversação, nem sempre o seu uso é apropriado.

Por isso, é importante que a sua secretária comece a utilizá-lo de forma moderada e apenas como uma ferramenta para complementar o atendimento em seu consultório.

Se você gostou deste conteúdo do nosso blog, compartilhe com seus colegas dentistas e mostre que ele também pode estar errando em seu consultório ao utilizar o Whatsapp como meio de comunicação oficial!

Inscreva-se para a MasterClass Presencial PowerDoctor e mude a sua vida na odontologia.

Viva a sua profissão do jeito que você sempre sonhou e impulsione o seu consultório com pacientes mais qualificados.

Se você quer começar a aplicar mudanças na comunicação do seu consultório agora mesmo, faça o download do Brinde Especial: Protocolo de Comunicação Via Whatsap.

 

 

Cirurgiã-dentista formada pela USP em 1999, Mestre em Ortodontia e Ortopedia Facial pela PUCRS e Especialista em Gestão da Saúde pela UFRGS. Proprietária da clínica Marina Lara em Porto Alegre. Idealizadora do Método PowerDoctor e CEO do Software Evva para Dentistas.

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10 Acertos no uso do WhatsApp

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Muitos me questionam qual é o jeito certo de se comunicar por WhatsApp para garantir que os clientes comprem ou agendem um determinado produto ou serviço. Sem que você ou sua equipe percam tempo utilizando estratégias não adequadas.

Bom, eu tenho 2 notícias para você:
Uma notícia boa e outra ruim!

A boa é que os 10 acertos estão descritos neste vídeo e você pode seguir o meu Guia dos Acertos para ter melhores resultados.

E a notícia ruim é que essas aulas podem ficar pouco tempo no ar, por isso, é importante que você ou sua secretária assistam agora para garantir a absorção de conteúdo de valor para nossas vidas e rotinas de trabalho!

Ah, deixa eu te falar… no acerto número 4, por volta do minuto 9 da nossa aula, você irá ganhar o script vencedor que eu mesma utilizo em minha clínica

Artigo científico citado no vídeo: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/32353045/

Os 10 acertos no uso do WhatsApp:

  1. Falar o nome do cliente
  2. Se apresentar corretamente
  3. A forma certa de se comunicar
  4. Enviar áudios sorrindo
  5. Uso correto dos emojis
  6. Usar 2 monitores
  7. Tolerância de resposta 30 minutos
  8. Evitar assuntos delicados & Português impecável
  9. Tenha scripts prontos
  10. Humanização de verdade

Bônus: Assista aos 10 Erros no Uso do WhatsApp clicando aqui!

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10 Erros no Uso do WhatsApp – Magnéticas

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Neste vídeo você irá conhecer os 10 Erros no Uso do WhatsApp e como resolvê-los. A ideia de que você pode transformar positivamente a sua rotina e produtividade são reais: descubra os erros e pare de cometê-los hoje mesmo!

Compartilhe este vídeo com quem é importante para você e inscreva-se para as Secretárias Magnéticas clicando aqui: https://secretariamagnetica.com.br

Scripts para atendimento de Clientes no WhatsApp

Faça download dos scripts para atender clientes no WhatsApp e tenha maiores taxas de conversão com seus clientes. Clique aqui para fazer download.

Utilização do WhatsApp por secretárias

O WhatsApp se tornou definitivamente a ferramenta mais eficiente de contato com clientes / pacientes e todas as clínicas, consultórios e empresas que desejam atender com qualidade seus clientes, precisam ter uma conta WhatsApp Business.

Mas atenção, você não pode tratar o WhatsApp da sua empresa como seu WhatsApp pessoal porque no mundo empresarial há regras de comunicação e educação não apenas por organização e corporativismo, mas também para garantir que a empresa tenha resultados.

Quando um cliente escolhe não comparecer na sua consulta ou visita e quando o cliente decide não comprar o produto, a culpa pode ser sua!

Sim, isso mesmo! 

Ao cometer ao menos 1 dos 10 erros no Uso do WhatsApp você compromete o relacionamento, comunicação e empatia com seus clientes e consequentemente, o resultado comercial da sua empresa!

Por isso, este é o momento certo para você destravar as crenças limitantes sobre a utilização de WhatsApp dentro de clínicas, consultórios e empresas e saber como se comunicar com mais clareza e empatia para que suas vendas e resultados comerciais sejam melhores.

Como baixar o WhatsApp Desktop para computadores?

Após assistir o vídeo, pesquise por “Download WhatsApp Desktop” no seu Windows ou Mac para baixar o aplicativo no computador e em seguida, basta seguir as instruções de espelhamento na sua tela através do QRCode. O procedimento é fácil e rápido.

Os 10 Erros no Uso do WhatsApp

Estes são os erros mais comuns na utilização do WhatsApp e como resolvê-los:

  1. Erro 1: Quem indicou?
  2. Erro 2: Timing
  3. Erro 3: Vácuo
  4. Erro 4: Robotização
  5. Erro 5: Pular a etapa óbvia
  6. Erro 6: Pedir o cadastro
  7. Erro 7: Textão
  8. Erro 8: Leão da montanha
  9. Erro 9: Emojis errados
  10. Erro 10: Português impecável

Faça parte do método Secretária Magnética clicando aqui!

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Curso de Ronco e Apneia do Sono para Dentistas

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Cirurgião-dentista: 20%* dos seus pacientes atuais sofrem de Ronco e/ou Apneia do Sono. Você pode (e deve) salvar a vida deles. Domine o tratamento com o Aparelho Oral, adicionando Mais Resultados e Valor à sua Odontologia.

Os distúrbios respiratórios do sono geram sofrimento e comorbidades em uma em cada 3 pessoas no mundo. Estima-se que 80% da população está sem diagnóstico e tratamento. O Cirurgião-Dentista consegue tratar com segurança 75% a 85% dos casos, desde que tenha conhecimento no tema.

Agora, Dra. Marina Lara traz o legado de 12 anos com profundidade teórica e prática para você performar no Oceano Azul da Odontologia!

Saiba mais clicando aqui: Curso de Ronco e Apneia do Sono para Dentistas

Odontologia do Sono – Curso e Método PowerDoctor

Como é o Curso da Odontologia do Sono para tratamento de Ronco e Apneia?

Clique no play e descubra como é a área do aluno:

Saiba mais sobre o Curso da Odontologia do Sono, clique aqui!

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