O exercício de motivação organizacional está relacionado ao desempenho, qualidade de trabalho e esforços que os funcionários de determinada organização dispõe para a realização das tarefas diárias e cumprimento das metas.
O exercício é fundamental para fazer a rotina de produtividade funcionar.
Dessa maneira, é importante perguntar: dentista, como você motiva a sua secretária para que ela realize com o máximo de qualidade as suas tarefas diárias?
O PowerDoctor pensou em 3 estratégias eficazes para você motivar a sua secretária todos os dias no consultório odontológico.
Faça sua secretária parte das Metas do consultório
A secretária tem grande responsabilidade para que as metas do consultório possam ser cumpridas.
Afinal, é ela que realiza a comunicação com os pacientes, faz o agendamento das consultas, organiza os horários da agenda dos cirurgiões-dentistas de acordo com os tratamentos e se o paciente é de primeira consulta ou não, executa as ligações de lembrete de consulta e também as ligações de repescagem.
Dessa maneira, se a sua clínica tem como meta, por exemplo, fazer 15 agendamentos de pacientes Invisalign no próximo mês, está nas mãos de sua secretária realizar as ligações e criar a conexão emocional com o paciente, lhe apresentando as transformações que o aparelho invisível oferece ao paciente.
Quando a secretária faz parte das metas, ela participa dos objetivos coletivos do crescimento do consultório.
O cumprimento das Metas por parte da equipe pode ser recompensada com bonificações, o que ajuda a manter a motivação e engajamento dos colaboradores sempre em alta.
Apresente a importância da comunicação no atendimento telefônico para sua secretária
A comunicação com os prospects do seu consultório deve ser sempre motivada a partir do uso de scripts de atendimento telefônicos adequados.
Mas, além do apoio de um roteiro para que a secretária consiga conduzir as ligações, ela precisa saber como a comunicação é importante na hora de fazer contato com os pacientes.
Você sabia que 90% da comunicação não é, na verdade, o que é dito, mas sim como é falado?
Ou seja, a postura, o tom de voz e atitude são fatores determinantes para que a comunicação do seu consultório seja feita com mais assertividade e produtividade.
Quando você trabalha a motivação de sua secretária para que ela atenda de forma adequada os pacientes, você está tomando uma atitude de grande responsabilidade pois:
1) está desempenhando seu papel não apenas de cirurgião-dentista, mas também de gestor
2) está acreditando no potencial da sua secretária como uma força de vendas de seu consultório.
Mostre para sua secretária que ela tem um papel fundamental em seu consultório
Muitos consultórios odontológicos enfrentam um grande problema porque os cirurgiões-dentistas acreditam que podem ocupar todas as etapas do consultório, desde gestão, vendas, atendimento e também a parte clínica.
Para o melhor funcionamento do consultório, o dentista precisa saber delegar as funções entre todos os colaboradores, o que também irá garantir melhor desempenho e energia na realização das tarefas do consultório.
Parte do trabalho, em qualquer setor de atuação, é construído com base no reconhecimento.
Se você sabe reconhecer o trabalho de sua secretária e mostrar que ela é fundamental para que o consultório se mantenha com o atendimento de alta qualidade, com a lista de pacientes e contatos sempre atualizada e a comunicação adequada aos propósitos do ambiente, ótimo!
O seu consultório só tem a ganhar quando você toma atitudes que motivam a secretária na realização de seu trabalho, com alto grau de compromisso e qualidade.
O assunto sobre atendimento na odontologia é fundamental para que possamos identificar onde estão os problemas na gestão que travam a performance do consultório.
Separamos algumas aulas do Método PowerDoctor sobre como capacitar a secretária em seu consultório odontológico.