A secretária do seu consultório pode ser uma das principais chaves do sucesso de um negócio próspero e lucrativo. Mas ela também pode ser um grande empecilho para que as coisas deslanchem.
Os dentistas investem muito em conhecimento técnico para que o seu trabalho seja executado com a máxima excelência. Além disso, os dentistas também tem feito investimentos em suas presenças digitais para atrair pacientes. Leia sobre O marketing digital na odontologia.
Mas e a sua secretária, como ela está trabalhando?
A sua secretária é a principal responsável pela prospecção de novos pacientes em seu consultório e é por isso que ela deve estar apta para a execução das suas funções.
O Método PowerDoctor preconiza que o seu ambiente de trabalho seja transformado a partir do momento que você começa a aplicar novas estratégias para melhorar a gestão da sua odontologia.
Neste processo de transformação, algumas mudanças acabam gerando incômodo. Um deles é o fato da secretária não se adaptar à nova rotina de trabalho e você precisar substituí-la, pois ela não está alinhada com o coletivo.
Lembre-se: são as pessoas que se adaptam aos cargos e não os cargos às pessoas.
Sua secretária pode não se adaptar pois o Método PowerDoctor quer transformá-la em uma profissional transversal e que trabalha todos os dias com proatividade e em busca de resultados, mas na verdade ela não possui uma personalidade exigente e eficaz que você cirurgião-dentista procura.
Neste artigo, iremos apresentar algumas dicas para você identificar se a sua secretária te ajuda ou atrapalha!
Olhar crítico sobre a agenda
A agenda de consultas do dentista é o seu atestado de sucesso ou fracasso. Quanto mais preenchida com novos pacientes e pacientes antigos, melhor!
Entretanto, a sua secretária é a protagonista do gerenciamento de uma agenda funcional, por isso ela te ajuda quando consegue olhar de forma crítica a sua agenda e analisar os pacientes que fizeram as consultas de planejamento e plano de tratamento, mas não iniciaram o tratamento ainda.
A secretária demonstra proatividade quando organiza a lista desses pacientes e telefona para eles, oferecendo novas oportunidades para eles retornarem ao consultório e retomarem o contato com o cirurgião-dentista, para que ele entenda a particularidade do caso de cada paciente.
Atendimento diferenciado
A secretária também te ajuda quando ela consegue oferecer um atendimento – seja por telefone ou pessoalmente – que seja personalizado, gentil e que mostre preocupação com os interesses do prospect ou do paciente.
Leia neste artigo do nosso blog como o script de atendimento telefônico vai transformar sua secretária em uma força de vendas.
Quando sua secretária consegue surpreender o paciente e lhe causar uma sensação de satisfação e segurança no consultório, há grandes expectativas de que ele possa indicar o nome do cirurgião-dentista para pessoas próximas, como amigos e familiares.
Mas a sua secretária pode te atrapalhar quando ela não cumpre de forma apropriada as estratégias acima.
Leia atentamente às dicas abaixo para descobrir quando a sua secretária não está fazendo o trabalho certo:
- Quando sua secretária não faz as ligações de repescagem para tentar fazer os pacientes retornarem ao consultório;
- Quando ela faz um atendimento banal, sem agregar à percepção de valor do seu consultório. Lembre-se que um atendimento banal é um atendimento ruim;
- Quando ela promete um horário para um paciente e acaba não conseguindo encaixá-lo na agenda;
- Quando um paciente telefona pedindo alguma informação e ela não sabe responder;
- Quando ela escuta um paciente reclamar de algo na recepção e não leva para o dentista este problema, fazendo a insatisfação do paciente se transformar em uma bola de neve.
Leia sobre os 54 erros que você não pode cometer em seu consultório.
Conclusão
Temos consciência dos incômodos que a má capacitação da sua secretária pode trazer para a rotina do seu consultório. Mas se ela for uma profissional realmente focada e comprometida com os resultados do trabalho, ela não terá problema de adaptar os seus métodos de trabalho para melhorar todo o funcionamento da equipe.
No Método PowerDoctor, a Dra. Marina Lara acredita que a melhor forma de cumprir os objetivos da equipe de trabalho é a partir da aplicação das Metas SMART.
Descubra como repensar as metas de seu consultório.
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Deixe suas dúvidas nos comentários sobre o assunto deste artigo e compartilhe estas dicas com os colegas dentistas que você conhece para que todos possam fazer sua parte do movimento de valorização da odontologia no Brasil.